クラウドを利用してペーパーレス会議を導入する事でコストダウンを

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ペーパーレス会議

ペーパーレスを取り入れた会議について

私が以前働いていた会社ではペーパーレス会議が進んでおり会議資料などもクラウドでパソコンの共有ファイルやメールにて管理がされておりました。この取り組みにより紙をシュレッダーにかける機会が減りました。この様に今は紙を使わずにクラウドによるデータを利用する事により仕事を進める会社が増えてきています。
この取り組みは、紙の使用量を押さえて会社の経費削減にもなりますし環境への優しい取り組みとしても見直されている方法とも言えます。ペーパーでの管理を減らす事により、書類紛失やファイリングをする手間が減るので仕事をする上でも大変有効的な考えだと思います。
しかし、ペーパーレス会議に慣れるまでは紙とペンが懐かしく思えたのも実情です。慣れてしまえば今はペーパーレスの方が仕事をしやすいとさえ思います。特に会議を開く際にはタブレット端末やパソコンを用いる事により資料印刷の手間とホッチキス止めをする事が減ります。
またテレビ会議をする際も遠く離れた支社などとクラウドでデータを共有する事により、瞬時に同じ画面を見ながらスムーズに会議を進める事ができます。実際に私が初めてテレビ会議に参加した時はとても衝撃的でした。紙を用いるというこれまでの常識が覆されてペーパーレス化を感じる出来事の1つでした。会社の方針により紙を用いるかペーパーレス化を進めるかは変わって来ると思います。働く人が働きやすい職場作りの為に今一度ペーパーレス会議を考えてはいかがでしょうか。

ペーパレス会議を導入するメリットは?

会社で仕事をしていて会議を行う時は会議室に集まって行うのが主流でしたが、最近ではネットの発達とタブレッド端末の普及によってペーパーレス会議を導入する会社が増えてきています。ペーパーレス会議を導入して最初は慣れなくて戸惑う事も多いですが、メリットになる点も多いです。そこでペーパーレス会議を導入するメリットをいくつか挙げていく事にしましょう。
コストを大幅に削減する事が出来る。会議室などに集まって会議をする時は紙の資料を使う事になるので紙代と印刷代がかかってしまいます。会議によっては紙の資料が多くなりコストもかかってしまいますが、ペーパーレス会議を導入すれば紙の資料を作成する必要がなくなります。クラウドにデータを保存すればいいので、紙代や印刷代などコストを大幅に削減する事が出来るのがメリットになります。
仕事量も減るので帰宅時間も早くなる。会議をする時は紙の資料を作成する必要があったので会議前は資料作成の仕事があります。それにより残業して対応する事もよくありますが、ペーパーレス会議を導入すれば紙の資料を作成する必要がなくなるので仕事量が減ります。会議の資料作成のために残業する必要もなくなるので帰宅時間も早くなるメリットがあります。
遠隔会議をする事も可能。ペーパーレス会議はクラウドに保存された電子化された資料を使用するのでタブレッド端末があれば遠隔会議も可能です。わざわざ会議室に集まる必要もなくなります。このようにクラウドによるコスト削減や時間短縮などの面から見て、これからの会議のあり方を考えることが出来ます。

ペーパーレス会議は情報を守りやすいです。

近年では会議に使用する資料をクラウド上にデータを保存し全てタブレットやパソコンなどで見て、出席者には紙で資料を渡さないというペーパーレス会議をする企業も多いです。これは現在多くの人がタブレットやパソコンを所有しているからこそできるものです。
このようなペーパーレス会議を行うメリットとしては、会議で行われた内容に関する情報が漏れにくくなるというということが挙げられます。会議の資料を紙にした場合、会社の机にそのまま置いたりすると社内の人にはもちろん、場合によっては取引先の人や清掃の業者のような第三者にも目にすることが考えられます。また万が一出先で会議の資料を紛失したりすると、全く関係のない不特定多数の人物にまで情報が伝わってしまう危険もあります。
しかしペーパーレス会議をしてクラウドの資料をタブレットやパソコンなどで見られるようにしておくと、会議の資料は人目にさらされる機会がかなり減少します。資料に関して秘密にしておきたいのであれば、会社内でしか使用できないクラウドを利用して配布することで原則パスワードを知っている人しか会議の資料を見ることはできませんし、タブレットにもきちんとパスワードをかけておくことで万が一紛失をしたとしても、誰かにパスワードを見破られて会議の情報を見られる危険性は少なくなります。このようにペーパーレス会議をすることで、会議における秘密の情報をより漏らしにくくすることが可能になるのです。


最近業務が多彩になってきて、スタッフ全員の仕事量が多くなってきてしまっているというような企業には、クラウドサービスを導入したペーパーレス会議を取り入れることをおすすめします。クラウドサービスを活用することは、現代の業務では必須ともいえます。クラウドサービスを導入し、ペーパーレス会議によってスタッフの負担を減らしていってはいかがでしょうか。

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